IMAGINATION DESIGNです。
クライアントからメールやメッセージを受けたとき、
その場ですぐに確認できて返信、処理できればベストですよね。
でも、別の仕事に集中していてメールの詳細が確認できなかったり、
移動中で返信するタイミングがない…といった状況もあるかと思います。
そんなとき、どんな対応をすればいいのか？
今日は、このテーマでお話ししようと思います。
INDEX
どういう状況であっても可能な限り「即レス」
わたしはクライアントからメールやメッセージを受け取った際、
おおむね、↓このような対応をしています。
👉その場で内容がよく分からないものは「確認します」で一旦回答
👉別作業で手がはなせない場合「追って詳細確認します」だけ回答
（時間をおいてから詳細なメールを再送）
いずれも共通点は、メールを受け取った時点でさっと内容を確認し、
すぐに一報を入れるという「即レス」を徹底しているということです。
まずは「メールを読んだ」ことをクライアントに伝えることが大事
こちらがメールやメッセージを返答しないと、クライアントは
「連絡事項をちゃんと読んでくれたのか？」
「内容がちゃんと伝わったのかな？」
が分からず困ってしまいますよね。不安になります。
クライアント側は、メールを送ったらその返事をもって
次の手をこう進めて、その次は…的なことをいつも考えています。
とにかく、メールを受け取ったこちらとしては
できるだけ早い段階でアクションを返すことが重要なのです。
ただ、クライアントや用件により重要度も緊急度も違いますよね。
なので、受け取った時点ですべてを100%理解して返答する必要はなく、
「あとで詳細確認します」「●日までには対応します」
「この条件では無理です」「厳しいと思います」
このレベルでもOK。
まずは「読んだよ」を伝えるようにしてみてください。
それでクライアントも安心しますので。
返信をしなかったりレスが遅れることのデメリット
返信をしなかったり遅くなったりすることも、もちろんあると思いますが、
わたしの経験上、良いことは何ひとつもありませんでした。
クライアントの信頼を失いかねない
メールに返信しないとか、返事が2日3日後だったといった場合、
クライアントはどのような気持ちになるでしょうか？
こちらが発注側（クライアントの立場）になれば、
その気持ちはよくわかりますね。
例えば、あるお店に確認メールを送ったものの返信が全く来ないんじゃぁ、
マイナスの感情しかいだかないんじゃないかと思います。
しかも、こんなことが1、2回では終わらず、積もりに積もれば
「もうこんなお店には行くもんか！！」という気持ちになるかもしれません。
逆に、あなたがそのお店の担当者の立場であれば、
クライアントからの信頼を完全に失ってしまうことを意味します。
いますぐに内容を確認できない状況であっても、
「メールを確認しました。2営業日以内に返答します」レベルでいいので、
とにかく「即レス」だけでもやっておくことをオススメします。
案件失注やチャンスを逃してしまうこともある
クライアントからメールやメッセージで
案件の紹介をいただく方も多いんじゃないかと思います。
たとえば「LPデザインの案件があるんだけど、いま空いてますか？」
みたいな話はよくありますよね。
でも、メールに気づくのが遅かった…とか即レスしなかったことで、
「もう別のデザイナーが見つかったので、今回はいいです。」
といった経験をしたことはありませんか？
（わたしは過去、このパターンでよく失注していました😅）
クライアントの信頼を損ねるのもあってはならない話ですが、
メールに返信しなかったがために、せっかくのチャンスを逃してしまう方が、
個人的にはいちばん痛いことだと思っています。
何度も繰り返しになるけど、すぐにメールの内容確認できない時は、
「その案件は大丈夫ですが、いま移動中なので
このあと詳細は確認します。しばしお待ちください」と、
即レスだけでもしておくようにしましょう。
これでクライアントと案件をつなぎとめておくことができます。
とにかくチャンスは突然転がりこんでくることが多いので、
チャンスを逃さないためにも即レスの習慣化はオススメです。
メールやメッセージへの即レスを習慣化しよう
これだけ即レス、即レスといっても、
そもそもメールにもメッセージにも気づかなければアウトです😅
また、メール対応ばかりだとデザイン制作に集中できなかったり、
他の案件の進行にも支障が出たりもしますよね。
そうならないための即レスのやり方をいくつか紹介します。
アラート通知（必須）
兎にも角にも「メールやメッセージに気づかなかった…」
が仕事上、いちばん最悪です。
メールやメッセンジャーアプリの通知機能を使ってなければ
まずは使うようにしましょう。
毎回「ピコンピコン」鳴るのが嫌な人はサウンドは切ればいいし、
この辺りは人によりますので、ストレスのない通知設定をすればOK。
まずは、気づけるような環境を作るのことが大前提です。
環境やデバイスを分ける
パソコンでのコーディング作業中、メールを見ようとすると
作業のペースが乱されるって人も多いんじゃないでしょうか？
エディタからメールソフトに切り替えたるごとに
集中力が切れたり、作業内容を一時的に忘れてしまったり…
なるべくそういった支障をなくすためには、作業用の環境（画面）と
メールの確認や返信用の環境（画面）を分けると良いです。
たとえばマルチディスプレイにすることで、
作業用画面とメールやSNSのチェック画面を分けることもできますね。
そんなの置く場所も買うお金もないよ…という方だと、
作業はパソコン、メールの確認チェックはスマホ（かタブレット）
みたいにデバイスで役割分担する手もアリです。
わたしはメールやメッセージチェックはスマホで確認し、
いったんそのままスマホで即レスすることが多いです。
（で、あとでパソコンで詳細なメールを送るという感じ）
デザインやコーディング業務が中断されることには変わりないんだけど、
パソコン上で作業の流れが止まる回数は減るのでオススメです。
ぜひ困っている人がいれば試してみてください。
※ちょっとここでアフィはさみますが、
Mac Book ProとかMac Book Airなどでも使える
スマホホルダーを使えば作業がはかどりますよ🤗
TODOリストを活用すれば効率的にメールやメッセージを処理できる
TODOリストはこのブログで何度も登場するので、
まだご覧になってない方はぜひチェックしてもらえればと思います。
・・・
わたしもクライアントからのメールやメッセンジャーに
毎回、都度返信してるわけではありません。
ただ、メールが来たらなる早で目を通し、重要度を把握して、
内容確認に時間がかかりそうなものは「追って確認します」などで
即レスしています。
そして「15:00に内容を再確認してメール返信」とTODOリストに書き、
いったんその場でメールのことは忘れるようにします。
また、同じように他のクライアントからもメールがくれば、
即レスだけして「15:00にメールを再返信」とリストに書きます。
こんな感じで、その場で消化できない用件のメールは、
「いついつまでに返信する」とTODOリストに書くのが確実です。
そして、メールの用件チェックと返信する時間を
1日のどこかでまとめて用意し、一気に処理すると効率的です。
もちろん、前提として緊急性の高いものは優先的に処理します。
優先度に応じてその日のタスクを柔軟に対応できるだけでなく、
1日の時間をできるだけ無駄なく使うためにも、
TODOリストの活用を習慣化しておくのがよいですね。
クライアントのメールをすぐ確認できない…時でも「即レス」はしておこうのまとめ
👉その場ですぐ処理できないメールは一旦「確認します」で即レス
👉時間をおいてから、詳細なメールを返信（返信し忘れはNG）
👉即レスしておくことでクライアントも安心するし、案件失注の確率も減る
👉メール確認・返信用と作業用の環境（デバイス）を分けるのがオススメ
👉緊急性の高いものを優先処理処理するためにもTODOリストを活用しよう！
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